Wpis stanowi podsumowanie jednego z modułów warsztatu “To Po Prostu Działa” zorganizowanego przy współpracy ActiveCampaign i DigitalMarketer.

Briana Strauss, menedżer ds. Marketingu partnerów w Jotform, wierzy w moc automatyzacji oprogramowania, która pomaga uprościć przepływ pracy i podzieliła się tym jak to robi na warsztacie To Po Prostu Działa.

Jako marketerzy zawsze szukamy lepszych i skuteczniejszych sposobów docierania do klientów z odpowiednimi informacjami we właściwym czasie, tworząc tym samym płynne doświadczenie marketingowe dla klientów.

Tworząc serię automatyzacji przepływu pracy, można zautomatyzować wiele przyziemnych zadań marketingowych, aby pomóc Ci to osiągnąć, nie tylko zewnętrznie dla klientów, ale także wewnętrznie z własnym zespołem. Umieszczanie zadań, takich jak zarządzanie potencjalnymi klientami, wprowadzanie danych i zarządzanie projektami, na autopilocie, aby zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność, jednocześnie poprawiając wrażenia klientów i komunikację zespołową.

W tym podsumowaniu opisano, jak wdrożyć automatyzację przepływu pracy i zacząć korzystać z odpowiednich narzędzi, korzystając z automatyzacji w celu poprawy obsługi klienta i zwiększenia produktywności zespołu.

Co to jest zautomatyzowany przepływ pracy?

Zautomatyzowany przepływ pracy to stos technologii współpracujących ze sobą w celu reagowania na wyznaczone wyzwalacze, które powodują inną akcję, aby uzyskać pożądany rezultat.

„Prostym marketingowym przykładem takiego postępowania byłoby utworzenie nowego formularza kontaktowego na stronie docelowej Twojej witryny internetowej, który klient wypełnia, aby zostać dodanym jako subskrybent do Twojej listy e-mailowej. Po otrzymaniu zgłoszenia i dodaniu ich do listy e-mailowej, co jest połączone narzędziem e-mailowym (być może używasz narzędzia takiego jak Active Campaign do zarządzania kontaktami) i takie narzędzie automatycznie wysyła powitalną wiadomość e-mail lub uruchamia serię powitalną ”- mówi Briana.

Czy potrzebujesz zautomatyzowanego przepływu pracy? Briana:

„Automatyzacja przepływu pracy może naprawdę pomóc zespołom i firmom o różnym kształcie i wielkości, od małych firm lub przedsiębiorców po przedsiębiorstwa na poziomie korporacyjnym. Może być używany do skalowania działań marketingowych z klientami i usuwania wąskich gardeł lub do użytku wewnętrznego w celu zwiększenia produktywności ”.

Dobrym punktem wyjścia jest zrozumienie, co chce osiągnąć Twój zespół. Pomoże Ci to w określeniu najlepszych narzędzi i przepływu pracy.

Jak wykorzystać automatyzację przepływu pracy, aby poprawić jakość obsługi klienta

„Dodanie automatyzacji może pomóc poprawić doświadczenia klienta z Twoim zespołem i produktem. Zawsze podoba mi się ten cytat Mari Smith z Social Media Influence: “treść jest królem, ale zaangażowanie jest królową i to ona rządzi domem.” Myślę, że jest to naprawdę istotne dla automatyzacji marketingu, ponieważ jeśli Twój zespół marketingowy ma tworzyć te niesamowite treści, kolejnym ważnym elementem będzie upewnienie się, że te treści dotrą do klientów we właściwym czasie”.

Stworzenie przepływu pracy dla marketingu może pomóc w pielęgnowaniu potencjalnych klientów i dostarczaniu im odpowiednich informacji na podstawie ich interakcji w Twojej witrynie – oraz w określeniu jak skomplikowaną automatyzację chcesz zrobić.

Badanie przeprowadzone przez Invespcro mówi, że automatyzacja marketingu powoduje średnio 14,5% wzrost wydajności sprzedaży i 12,2% zmniejszenie ogólnych kosztów marketingu. Oznacza to, że ma większy wpływ na Twój marketing – przy niższych kosztach.

Kluczowe elementy przepływu pracy w marketingu

„Automatyzacje przepływu pracy są w pełni konfigurowalne i mogą być tak złożone lub tak proste, jak chcesz” – mówi Briana.

Najważniejsze narzędzia do stosu marketingowego to:

• Narzędzie do zbierania danych
• CRM
• Marketing e-mailowy

„Chociaż istnieją wszechstronne narzędzia do automatyzacji marketingu, które mogą pomóc usprawnić działania marketingowe, istnieją również łatwiejsze sposoby wykorzystania szeregu narzędzi bez konieczności inwestowania wielu tysięcy” – zauważa Briana.

Formularz może pomóc w zebraniu cennych informacji o użytkowniku i uruchomieniu przepływu informacji do innego narzędzia. Może to być tak proste, jak osadzenie formularza generowania potencjalnych klientów w celu zebrania podstawowych informacji o kliencie w celu dalszego kontaktu w sprawie pro- duktu lub usługi.

Prosty formularz generowania leadów od Jotform.

Przepływy pracy automatyzacji można skonfigurować i wyzwalać w celu wysyłania informacji do systemu CRM.

Potencjalny klient wypełnia nowy formularz generowania leadów.

Najprawdopodobniej osadzony bezpośrednio w Twojej witrynie. Może to utworzyć nowy kontakt w Twoim CRM z odpowiednimi informacjami, a następnie przypisać go do konkretnego przedstawiciela handlowego w celu dalszych działań.

Przykład tego, jak cykl sprzedaży może rozpocząć się od formularza generowania potencjalnych klientów.

„W zależności od przepływu ten sam formularz generowania potencjalnych klientów może być również wysłany do narzędzia do automatyzacji marketingu, a następnie dodany do automatyzacji w celu dalszego pielęgnowania lub ten sam formularz może wysłać komunikat na Slack, aby wywołać alert do wyznaczonego kanału lub osoby. Wszystko zależy od tego, jak skonfigurujesz automatyzację przepływu pracy ”- mówi Briana.

Marketing automation może nie tylko pomóc w przekształceniu potencjalnych klientów w klientów, ale może również pomóc w nawiązaniu kontaktu z istniejącymi klientami i zachęcić do większego zaangażowania i dodatkowych zakupów.

Automatyzacja marketingu e-mailowego jest przydatna, ponieważ eliminuje czasochłonne zadania, takie jak przygotowywanie list e-mailowych lub wysyłanie bardziej ogólnych wiadomości. A z badań wykonanych przez Salesforce wynika, że automatyzacja marketingu zwiększa przychody ze sprzedaży średnio o 34%.

Oto niektóre z najlepszych automatyzacji marketingu e-mailowego, od których możesz zacząć:

• Powitanie subskrybenta bloga
• Seria ponownego zaangażowania
• Zapis na wydarzenie online

Formularz wyzwalający automatyzację na wydarzenie To Po Prostu Działa.

„Czy to może wygląda znajomo? Wypełniłeś prosty formularz rejestracyjny i podałeś kilka prostych informacji, takich jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz utworzono hasło. A potem automatycznie wysyłamy e-mail z potwierdzeniem, tworząc prosty przepływ automatyzacji marketingu e-mailowego i jestem pewien, że oszczędzam zespołowi ds. Marketingu Wydarzeń mnóstwo czasu i energii ”- mówi Briana.

Jak automatyzacja marketingu zwiększa produktywność zespołu

Marketing automation można wykorzystać do zwiększenia zaangażowania użytkowników i usprawnienia działań opartych na kliencie. To także świetny sposób na zwiększenie produktywności wewnętrznej i usprawnienie komunikacji zespołowej.

Ostatecznym celem każdej automatyzacji przepływu pracy jest sprawienie, aby Twoja organizacja działała wydajniej i wyeliminowała wiele rutynowych zadań ręcznych – nawet zespół Briany z niej korzysta!

„Firmy, w tym moje, korzystają z automatyzacji, aby:”

• Zwiększyć produktywność
• Pozostać w kontakcie z naszymi lokalnymi i globalnymi zespołami
• Aby procesy były mniej ręczne
• Zminimalizować e-maile
• Dać pracownikom czas na pracę nad ważniejszymi zadaniami

„Według badania przeprowadzonego przez Imagine Innovation, firmy, które mają zautomatyzowany przepływ pracy dla powtarzalnych i ręcznych zadań, z powodzeniem zwiększyły produktywność pracowników o 12-15%. A to naprawdę zaczyna się sumować, kiedy pracujesz w większej firmie ”, zauważa Briana.

„W Jotform korzystamy z różnych narzędzi, takich jak Trello, Zoom i Slack, aby pomagały nam we wszystkim, od zarządzania projektami po rejestrację na seminaria internetowe i w lepszej komunikacji zespołowej. Jesteśmy WIELKIMI fanami Trello do zarządzania projektami i używamy go na co dzień do śledzenia naszych projektów. Używamy formularza jot, aby utworzyć for- mularz zapytania, który należy wypełnić dla konkretnego zadania – na przykład prośby o projekt lub kopiowania żądań od naszego zespołu marketingowego.”

„Używamy również automatyzacji do zbierania rejestracji na seminaria internetowe, zaczynając od niestandardowego formularza rejestracyjnego, a następnie automatycznie rejestrując uczestników na spotkania i seminaria internetowe”.

Jak budować przepływy pracy dla swojego zespołu

Wielkość Twojej firmy będzie jednym z czynników, które pomogą Ci zdecydować, jakiego zestawu narzędzi ostatecznie użyjesz.

Aby przekazać zespołowi kilka innych pomysłów, w jaki sposób mogą zacząć upraszczać swoje przepływy pracy. Przyjrzyj się aktualnemu procesowi Twojej firmy pod kątem czasochłonnych lub ręcznych czynności, które można zautomatyzować, takich jak:

• Tworzenie zadań
• Generowanie faktur
• Zarządzanie leadami
• Zwrot kosztów pracowników
• Wdrażanie nowych pracowników
• Zarządzanie zgłoszeniami IT
• Zatwierdzanie wniosków urlopowych

„Kolejną pomocną wskazówką, którą chcę uwzględnić, jest wybór technologii. Niezależnie od tego, czy chodzi o produktywność w komunikacji zewnętrznej skierowanej do klienta, czy wewnętrzną. Wspaniale jest szukać narzędzi z natywnymi aplikacjami i integracjami. Zapewnia to bardziej elastyczny i skalo- walny przepływ pracy, który może rozwijać się wraz z Twoją firmą ”- zauważa Briana.

Nie potrzebujesz wyspecjalizowanego zespołu, aby skonfigurować te zautomatyzowane przepływy pracy.

„Wiele firm tak myśli i nie chce dodawać tych zasobów. Ale wiesz Ty już wiesz, że tak nie jest. Większość z tych narzędzi nie zawiera teraz kodu lub nie wymaga pracy z kodem aby tworzenie i wdrażanie różnych przepływów pracy było bardzo proste i łatwe dla Twojego zespołu. Na przykład Jotform ma platformę bez kodu, a wszystkie nasze aplikacje i integracje można skonfigurować w kilku prostych krokach. Nie pozwól więc, aby to stanowiło przeszkodę na drodze do dodania automatyzacji, ponieważ dostępnych jest tak wiele wspaniałych narzędzi, które Ci w tym pomogą ”- mówi Briana.

Przestań więc marnować czas i zacznij automatyzować swój workflow!