Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że Twoje maile sprzedażowe zostały zignorowane?
To może być naprawdę bardzo frustrujące.
Mimo to wielu z nas krępuje się na myśl o napisaniu ponownej wiadomości. Bo skoro nie odpowiedzieli, to musi oznaczać, że nie są zainteresowani, prawda?
Choć w niektórych przypadkach rzeczywiście może to być prawdą, to jednak nadal głównym powodem dla którego wielu odbiorców nie odpowiada jest fakt, że e-maile gubią się w ich przepełnionych skrzynkach odbiorczych.
Wysłanie ponownej wiadomości może być tym, czego potrzebują, żeby przyjąć Twoją ofertę.
W tym artykule dowiesz się wszystkiego, co powinieneś wiedzieć o e-mailach typu follow-up – czym są, dlaczego są ważne i jak je tworzyć.
Podamy Ci również kilka doskonałych próbek takich wiadomości, które możesz wykorzystać w swoich działaniach sprzedażowych.
Co znajdziesz we wpisie?
Co to są maile typu follow-up?
E-mail follow-up inaczej “wiadomość uzupełniająca” to wiadomość, którą wysyłasz do osoby, z którą już wcześniej się skontaktowałeś.
Może mieć ona różne powody, np. powiadomienie odbiorcy o pierwszym mailu, prośba o odpowiedź lub konkretne działanie, albo przypomnienie o ważnym terminie.
Celem e-maili uzupełniających nie jest inicjowanie rozmowy, ale raczej pełnienie roli zachęty lub przypomnienia.
W związku z tym najlepiej, aby wiadomości uzupełniające były krótkie i zawierały tylko najważniejsze informacje.
W ten sposób nie tylko sprawiasz wrażenie profesjonalisty, ale także ułatwiasz odbiorcy przeczytanie i szybkie udzielenie odpowiedzi. Nie zabierając mu zbyt wiele czasu z jego napiętego harmonogramu – a to jest coś, co wszyscy cenimy.
Dlaczego maile follow-up są ważne?
W 2020 roku oszacowano, że każdego dnia wysyłanych i odbieranych jest około 306,4 miliarda wiadomości e-mail.
Jeśli dobrze policzysz, to na każdego mieszkańca Ziemi przypada około 38 maili dziennie (i to licząc dzieci). To bardzo dużo maili!
Niestety, ogromna część z nich nie jest otwierana. A co gorsza, czasem nawet nie docierają do skrzynki odbiorcy.
W 2021 roku status dostarczenia wiadomości marketingowych wysłanych w branży odzieżowej wyniósł 87,83% – czyli 12,17% osób nawet nie otrzymało wiadomości.
Ponieważ jest to branża o najwyższym współczynniku dostarczalności, oznacza to, że nawet wyższy odsetek wiadomości e-mail w innych branżach nigdy nie trafia do skrzynek odbiorczych klientów.
Zatem powód, dla którego wielu Twoich odbiorców nie czyta Twoich e-maili, sprowadza się do dwóch rzeczy. Twoi odbiorcy albo:
- Nie czytają Twoich maili, ponieważ gubią się w masie maili w swoich skrzynkach odbiorczych
- Nie otrzymują ich w ogóle
Dlatego włączając do swojej strategii wiadomości follow-up, zwiększysz szanse na to, że odbiorcy będą je otrzymywać i czytać, a w rezultacie zyskasz większą sprzedaż.
Jak napisać wiadomość follow-up?
Oto 6 kroków, które możesz wykonać, aby napisać idealny e-mail uzupełniający.
1. Określ swój cel
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest określenie, co chcesz osiągnąć dzięki swojej wiadomości uzupełniającej.
Oto kilka celów, które warto rozważyć:
- Prośba o spotkanie: Chcesz spotkać się z odbiorcą, aby przedstawić mu pomysł na produkt, otrzymać informację zwrotną, czy po prostu poznać jego zdanie.
- Zdobądź informacje: Zapomniałeś zadać pytanie swojemu odbiorcy podczas poprzedniego spotkania lub w e-mailu i potrzebujesz wyjaśnienia tej kwestii? A może chcesz sprawdzić, czy udało ci się dokonać sprzedaży.
- Podziękuj odbiorcy: Czy chcesz po prostu okazać swoją wdzięczność? Podziękowanie odbiorcy nie zawsze wymaga natychmiastowego działania, ale pozostawia pozytywne wrażenie o Twojej marce, co może zaowocować zaufaniem i lojalnością wobec niej.
- Spotkaj się z odbiorcą: Nie rozmawiałeś z kimś od dłuższego czasu? A może usłyszałeś ważną wiadomość o ich firmie, która stworzyła zapotrzebowanie na Twoje produkty/usługi. Być może są w dobrej sytuacji, żeby w końcu skorzystać z Twojej oferty.
Dzięki jasnemu określeniu swojego celu nie tylko będziesz w stanie napisać lepszy i bardziej trafny e-mail, ale będziesz też wiedział, jakie wezwanie do działania (CTA) zastosować, aby skłonić odbiorcę (odbiorców) do podjęcia działania.
2. Zacznij wiadomość od kontekstu
74% klientów jest sfrustrowanych, kiedy ich komunikacja mailowa nie jest spersonalizowana.
Dotyczy to zarówno automatycznych wiadomości follow-up, takich jak wiadomości sprzedażowe i marketingowe wysyłane do całego segmentu odbiorców, jak i jednorazowych wiadomości wysyłanych do pojedynczej osoby w celu nawiązania z nią kontaktu.
Dlatego tak ważne jest żeby w mailu zawrzeć osobistą więź. Można to osiągnąć na wiele sposobów, np. dodając identyfikatory (takie jak imię odbiorcy), mówiąc o wspólnych zainteresowaniach lub wspominając o konkretnym działaniu, które podjął odbiorca.
Oto kilka świetnych “otwieraczy” maili lub wstępów, które dostarczają kontekstu:
- Ostatnim razem rozmawialiśmy o [temat]
- Spotkaliśmy się w zeszłym tygodniu na [nazwa wydarzenia]
- Nasz przyjaciel, [imię przyjaciela], zasugerował, żebym się do Ciebie odezwał
- Nawiązuję do maila, który wysłałem do Ciebie kilka tygodni temu w sprawie [temat]
- Dziękuję za pomoc w sprawie [temat]
Dlatego włączając do swojej strategii wiadomości follow-up, zwiększysz szanse na to, że odbiorcy będą je otrzymywać i czytać, a w rezultacie zyskasz większą sprzedaż.
3. Wyjaśnij, dlaczego wysyłasz e-maila
Kiedy już skutecznie przedstawiłeś kontekst we wstępie swojego maila, nadszedł czas, żeby wyjaśnić, dlaczego go wysyłasz.
Dzięki wczesnemu określeniu swojego celu, Twoja wiadomość będzie wydawała się bardziej wiarygodna i nie będzie przypominała niejasnego czy “spamerskiego maila”.
Na przykład zamiast mówić: “Chciałbym się z Tobą spotkać, żeby wyjaśnić, co mogę zrobić dla Twojej firmy”, powinieneś powiedzieć: “Chciałbym się z Tobą spotkać, żeby wyjaśnić, jak moje usługi mogą pomóc [nazwa firmy] w konwersji większej liczby odwiedzających stronę internetową dzięki skutecznej strategii lead magnet”.
Bycie konkretnym pozwoli Twoim klientom poczuć, że wiesz, o czym mówisz i nie marnujesz ich czasu. W rezultacie będą bardziej skłonni do odpowiedzi lub skorzystania z Twojej oferty.
Pamiętaj, że ważne jest, abyś skupił się na nich i na tym, jak możesz pomóc im poprawić swoje życie lub biznes.
4. Opracuj atrakcyjny temat wiadomości
47% odbiorców e-maili otwiera je na podstawie tematu. Oznacza to, że temat jest jedną z najważniejszych – jeśli nie najważniejszą – częścią całego Twojego maila.
Istnieją różne sposoby na napisanie atrakcyjnego tematu, ale jednym z najlepszych jest napisanie go dopiero po napisaniu pozostałej treści.
Dzieje się tak dlatego, że linia wstępna, treść i CTA (call to action – wezwanie do działania) Twojej wiadomości odgrywają kluczową rolę w napisaniu takiego tematu, który nie tylko przyciąga wzrok, ale także zawiera wszystko, co znajduje się w Twojej wiadomości. A to wszystko w zaledwie jednej linii.
Oto kilka wskazówek, jak stworzyć dobry temat wiadomości follow-up:
Trzymaj swój temat krótki i treściwy: Linie tematyczne maili składające się z 6-10 słów mają zazwyczaj najwyższy wskaźnik otwarć.
Używaj konkretnych liczb, godzin i miejsc: Jeśli spotkałeś odbiorcę w konkretnym miejscu, podaj je. Jeśli masz w treści konkretne dane lub liczby, wspomnij o nich.
Spróbuj podać imię odbiorcy: E-maile z imieniem odbiorcy w temacie mają zwykle wyższy współczynnik otwarć.
5. Zamieść wezwanie do działania (CTA)
Musisz sprawić, by odbiorca w jak najłatwiejszy sposób odpowiedział na Twój email.
W tym celu należy zastosować CTA.
Rodzaj CTA, którego użyjesz, będzie zależał od celu Twojej wiadomości.
Czy chcesz, żeby Twój odbiorca:
- Zarezerwował z Tobą spotkanie?
- Kupił Twój produkt?
- Przekazał Ci dodatkowe informacje lub opinię?
Na podstawie celu i treści wiadomości możesz stworzyć CTA, które będzie miało sens w danym kontekście i da odbiorcy jasną instrukcję, co powinien zrobić dalej.
Na przykład:
Jeśli prosisz o spotkanie, świetnym CTA będzie przycisk z harmonogramem spotkań, dzięki któremu odbiorca będzie mógł bezpośrednio umówić się na spotkanie w czasie, który odpowiada jego i Twojemu harmonogramowi.
Jeśli prosisz odbiorcę o przeczytanie jednego z Twoich postów i przekazanie Ci opinii, umieść w mailu link do tego postu.
Jeśli prosisz odbiorcę o wypróbowanie darmowej wersji próbnej, umieść w mailu przycisk “wypróbuj darmową wersję próbną”, który automatycznie przekieruje go na stronę docelową Twojej witryny poświęconą darmowej wersji próbnej.
6. Wyślij swoje maile
Po napisaniu całego maila follow-up, łącznie z linią tematu, linią wstępną, treścią i CTA, musisz określić najlepszy czas na jego wysłanie.
W zależności od okoliczności, będziesz musiał wysłać go w określonym czasie, aby upewnić się, że jest on nadal istotny dla odbiorcy – jednocześnie upewniając się, że nie wysyłasz go zbyt wcześnie lub zbyt często, aby go nie zirytować.
Oto kilka podstawowych wskazówek dotyczących tego, kiedy najlepiej wysyłać maile uzupełniające, w zależności od rodzaju maila:
- Wiadomości z podziękowaniami mogą być wysłane w ciągu 24 godzin.
- Maile przypominające (po wysłaniu ważnych dokumentów, np. podania o pracę) można wysłać w ciągu 48 godzin.
- Maile z prośbą o spotkanie mogą być wysłane w ciągu 1-2 tygodni od wysłania oryginalnego maila, w zależności od tego, jak pilna jest prośba.
- E-maile z prośbą o uzupełnienie braków (aby nadrobić zaległości w kontaktach z osobami, które już kiedyś były ze sobą związane lub gdy coś się zmieniło w ich działalności) mogą być wysyłane co 3 miesiące.
Uwaga: jeśli automatyzujesz wysyłanie maili, zawsze daj jasny sposób na rezygnację.
ActiveCampaign automatycznie pozwala twoim subskrybentom na rezygnację – nie musisz się więc martwić, że będziesz miał kłopoty.
Przykłady e-maili uzupełniających
Oto kilka przykładów różnych typów e-maili uzupełniających.
Kontynuacja sprzedaży
Scenariusz 1: Kontynuacja po braku odpowiedzi
Temat: Sprawdzenie : [krótka fraza, która obejmuje to, czego dotyczył Twój ostatni e-mail].
Cześć [Imię],
Mam nadzieję, że świetnie sobie radzisz. Nie dostałem od Ciebie odpowiedzi w sprawie [wysłanego przez Ciebie maila] i pomyślałem, że sprawdzę, co u Ciebie.
Czy byłeś zbyt zajęty, żeby się odezwać?
Czy znalazłeś innego [dostawcę usług/produktów]?
Czy to po prostu nie jest właściwy czas?
Daj mi znać, czy chciałbyś, abym odezwał się do Ciebie w przyszłości, kiedy będzie lepszy moment, czy też znalazłeś innego [dostawcę usług/produktów] i nie potrzebujesz już moich usług.
Bardzo dziękuję,
[Twoje imię].
Scenariusz 2: Ktoś poprosił Cię o późniejszy kontakt
Temat: Gotowy do kontynuowania naszej rozmowy [Imię]?
Cześć [Imię],
Kiedy ostatnio rozmawialiśmy, poprosiłeś, żebym skontaktował się z Tobą w [czas] w sprawie [temat]. Chciałem więc sprawdzić, czy miałeś już okazję przyjrzeć się [Twojej propozycji] i temu, o czym rozmawialiśmy wcześniej.
Chętnie zrobię szybkie podsumowanie przez telefon, żebyś mógł zadać mi wszelkie pytania.
Daj mi znać, jak wygląda Twój kalendarz w tym tygodniu, abyśmy mogli umówić się na rozmowę.
Czekam na wiadomość od Ciebie,
[Twoje imię]
Kontynuacja działań w sieci
Scenariusz 1: Kontynuacja po pierwszym spotkaniu na imprezie networkingowej
Temat: Miło było Cię spotkać na [nazwa wydarzenia]
Cześć [Imię],
Miło było Cię poznać na [miejscu spotkania]. Miło mi było usłyszeć o Twoim biznesie i o tym, co udało się osiągnąć. Jeśli chodzi o [coś, z czym wspominali, że się zmagają], jestem pewien, że mogę Ci pomóc [problem, który możesz rozwiązać], abyś mógł [to, co chcą osiągnąć].
Czy jesteś dostępny w przyszłym tygodniu?
Daj mi znać, kiedy będzie Ci pasować.
Czekam na wiadomość,
[Twoje imię].
Możesz łatwo zaimportować kontakty do automatyzacji ActiveCampaign, aby nawiązać kontakt z osobami, które spotkałeś osobiście na spotkaniach networkingowych i które wykazały zainteresowanie współpracą z Tobą.
Scenariusz 2: Wysyłanie wiadomości po rozmowie lub spotkaniu, aby przejść do następnego kroku
Temat: Kolejne kroki dla [nazwa projektu]
Cześć [Imię],
Wspaniale było porozmawiać z Tobą tamtego dnia i dowiedzieć się więcej o [nazwa firmy] i oczekiwaniach. Chciałbym rozpocząć pracę nad [nazwa projektu], abyś mógł osiągnąć [oczekiwane rezultaty].
Zgodnie z tym, co zostało powiedziane, załączyłem dla Ciebie formularz do wypełnienia. Następnym krokiem jest [krótkie zdanie na temat następnego kroku w procesie].
Wypełnij formularz w najbliższym czasie, abyśmy mogli przejść do następnego kroku.
Cieszę się na współpracę z Tobą,
[Twoje imię].
Kontynuacja rekrutacji
Scenariusz 1: Firma kontaktuje się z kandydatami po rozmowie kwalifikacyjnej
Temat: Dziękujemy za przybycie na wczorajszą rozmowę kwalifikacyjną [Imię].
Cześć [Imię],
Chciałem Ci tylko napisać, żeby podziękować za przybycie na wczorajszą rozmowę kwalifikacyjną. Razem z zespołem bardzo miło było nam Cię poznać i mam nadzieję, że Tobie również podobał się cały proces.
Przez kilka następnych [dni/tygodni] będziemy zastanawiać się, kto jest najlepszym kandydatem na [stanowisko] i do [data] będziemy mieli dla Ciebie odpowiedź.
W międzyczasie prosimy o zadawanie wszelkich pytań dotyczących roli lub procesu rekrutacji drogą mailową lub telefoniczną.
W przeciwnym razie wkrótce się z Tobą skontaktujemy.
Bardzo dziękujemy,
[Twoje imię]
Scenariusz 2: Wolny strzelec lub niezależny wykonawca kontaktuje się z firmą w sprawie propozycji
Temat: Kontynuacja mojej propozycji
Cześć [Imię],
Sprawdzam, czy miałeś już okazję zapoznać się z moją propozycją. Myślę, że dobrze byłoby, gdybyśmy pracowali razem, aby uzyskać [wymień w krótkim zdaniu pożądany rezultat] dla Twojej firmy.
Na wypadek, gdybyś chciał zobaczyć przykłady mojej pracy, załączyłem link do mojej strony internetowej i próbki [rodzaj pracy, którą wykonujesz, a która jest istotna dla ich działalności], które wykonałem w przeszłości.
Czekam na wiadomość [Imię]!
Pozdrawiam,
[Twoje imię].
Wskazówki ekspertów dotyczące e-maili uzupełniających
Oto kilka wskazówek, które możesz zastosować, aby uzyskać jak najwięcej korzyści z wiadomości follow-up.
Testuj różne e-maile
Jeśli wysyłasz wiadomości follow-up na dużą skalę, możesz spróbować wdrożyć testowanie A/B, aby uczynić je jak najbardziej efektywnymi.
Polega to na podzieleniu ruchu na dwie różne wersje wiadomości i porównaniu, która z nich działa lepiej.
Testy A/B pomogą Ci określić, które linie tematyczne, treści, CTA i inne elementy wiadomości e-mail działają najlepiej.
W rezultacie Twoje wskaźniki kliknięć i konwersji wzrosną wykładniczo.
Wykorzystaj wideo w swoich wiadomościach
Wykorzystanie wideo w e-mail marketingu staje się coraz ważniejsze, dlatego 86% firm używa go jako narzędzia marketingowego. Umieszczając wideo w swoich wiadomościach, konsumenci mają większe szanse na zachowanie informacji zawartych w e-mailu.
Wyeliminuj pewne frazy
Nie używaj w swoich mailach zwrotów takich jak “Przepraszam, że przeszkadzam”, “Jeśli to nie jest zbyt duży kłopot” czy “Jeśli byłbyś tak uprzejmy”. To natychmiast daje odbiorcy wrażenie, że nie jesteś pewny siebie – co w jego mniemaniu wskazuje na brak doświadczenia lub słabą ofertę.
Zamiast tego bądź pewny siebie w swoim e-mailu i pokaż odbiorcy, że jesteś idealnym rozwiązaniem jego problemu.
FAQs
Ile e-maili uzupełniających powinieneś wysłać?
W kampaniach typu cold e-mail powinieneś dążyć do wysłania nie więcej niż 3 wiadomości uzupełniających, aby nie denerwować swoich potencjalnych klientów. Jeśli uważasz, że 3 to za mało, zawsze możesz skorzystać z innych platform, takich jak LinkedIn czy Twitter, aby skontaktować się z potencjalnymi klientami na poziomie osobistym.
Z drugiej strony, możesz wysłać więcej maili, aby uzyskać ciepłą kontynuację. Pamiętaj jednak, aby między poprzednim a kolejnym mailem było wystarczająco dużo czasu, aby nie denerwować odbiorcy.
Czy mogę zautomatyzować swoje follow-upy?
Tak, możesz zautomatyzować swoje wiadomości follow-up. Jest to szczególnie przydatne, gdy wysyłasz wiadomości do większej grupy osób.
Postępując zgodnie z powyższymi krokami i korzystając z podanych wzorów, możesz stworzyć efektywne wiadomości follow-up, na które odbiorcy będą reagować.
Wpis oryginalny: https://www.activecampaign.com/blog/follow-up-emails
